Bạn còn nhiều băn khoăn về cách đóng dấu treo và dấu giáp lai thì hãy nghiên cứu bài viết sau của Luật Blue.
Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai
a/ Tính pháp lý của dấu treo
Theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Theo đó, đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Tham khảo cách trình bày văn bản chuẩn tại đây.
Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
Trên thực tế, một số cơ quan đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
Do đó, việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
b/ Tính pháp lý của dấu giáp lai
Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV nêu rõ […] dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Theo đó, đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Theo đó, dấu giáp lai được đóng để trên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Như vậy, dấu treo và dấu giáp lai mặc dù đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành tuy nhiên chúng không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó.
Cách đóng dấu treo và dấu giáp lai
a/ Cách đóng dấu treo
Dấu treo được hiểu là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).
Định nghĩa nêu trên cũng đồng thời là cách sử dụng dấu treo, cụ thể, dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định.
Dấu treo được sử dụng khá nhiều trong việc quản lý và phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cũng như các văn bản hành chính có phụ lục đính kèm của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành.
Ví dụ, tại tiêu thức “người bán hàng” trong hóa đơn giá trị gia tăng, trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Chốt lại cách đóng dấu treo cần nhơ:
– Cách thức đóng dấu: Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
cách đóng dấu treo và dấu giáp lai
– Căn cứ: Khoản 3 Điều 26 Nghị đinh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
b/ Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên phần lề bên phải của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, chứng từ kế toán có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.
Cách thức đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
– Căn cứ: Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
– Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.
Điển hình, Tổng cục Hải quan quy định rõ những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai tại Công văn 6550/TCHQ-HC gồm:
– Quyết định giải quyết khiếu nại;
– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;
– Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;
– Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;
– Quyết định ấn định thuế;
– Quyết định kiểm tra sau thông quan;
– Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);
– Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;
– Thông báo phạt chậm nộp;
– Kết luận kiểm tra, thanh tra;
– Kết luận xác minh đơn tố cáo;
– Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;
– Biên bản làm việc;
– Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;
– Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.
Đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành, trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác thì:
Cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Bản sao chụp văn bản này có đóng dấu giáp lai…
Ngoài ra, trong hoạt động công chứng, chứng thực, các bản sao, văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên đều phải đóng dấu giáp lai.
Nếu bạn vẫn chưa tìm được đơn vị khắc dấu phù hợp hãy thử trải nghiệm tại Luật Blue. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi rất năng động, nhiệt tình, có kỹ thuật cao. Chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho bạn những sản phẩm và các dịch vụ tốt nhất.
