Con dấu (dấu pháp nhân) có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu tròn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước… thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Thông thường các dấu tròn do cơ quan công an cấp và kèm theo giấy chứng nhận mẫu dấu.
Ngoài ra, chúng ta còn thấy nhiều hình dạng khác của con dấu như: Dấu đóng có hình hình elip (thông thường do các cơ quan ngoại giao như đại sứ quán, lãnh sự quán…) các con dấu này do cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia khác nhau câu theo quy định của pháp luật từng quốc gia. Đồng thời, nhiều quốc gia như (Nhật Bản, Hàn Quốc) còn có dấu tròn nhỏ như thỏi son gọi là dấu cá nhân, mỗi cá nhân cũng có quyền khắc riêng cho mình một con dấu. Dấu đóng có hình vuông ở Việt Nam (thông thường cấp cho hộ kinh doanh cá thể) do hộ kinh doanh chủ động khắc nhằm phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình (không có giấy chứng nhận mẫu dấu).
Như vậy, thông qua con dấu có thể biết được cách thức, hình thức tổ chức của cá nhân hay tổ chức sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp năm 2014 đã đa dạng hóa hình thức thể hiện con dấu pháp nhân (do doanh nghiệp có quyền khắc nhằm tăng tính bảo mật, hoặc có quyền không khắc hay khắc nhiều con dấu pháp nhân giống nhau). Vậy dấu giáp lai là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Khái niệm dấu giáp lai: Hiểu một cách đơn giản nhất thì dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu đóng lên phần lề trái hoặc lề phải của tập tài liệu sao cho đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường xếp trồng lên nhau.
Cách sử dụng dấu giáp lai: Hiện nay, việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cụ thể:
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”
Như vậy, việc quy định đóng dấu giáp lai áp dụng đồng nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước và các đơn vị tư nhân cũng dựa vào đó để vận dụng trên thực tiễn.
Mục đích của đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai nhằm tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức năng của nhà nước. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã đăng ký trước đó. Ngoài việc, đóng dấu giáp lai với những tài liệu có số trang lớn thì đối với những tài liệu có số lượng nhỏ chúng ta có thể ký từng trang để đảm bảo sự khách quan trong quá trình giao dịch hoặc xác lập bằng văn bản viết.
Đặc biệt, trong hồ sơ thầu việc sử dụng dấu giáp lai khá phổ biến bởi số lượng bộ hồ sơ tham gia các gói thầu có nhiều tài liệu trùng nhau và các bộ hồ sơ thầu phải đảm bảo sự giống nhau tuyệt đối về hồ sơ và hình thức thể hiện.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại điều 20 khoản 3, điểm b có quy định:
“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.”
Đây là quy định khá quan trọng và mới nhất về cách đóng dấu giáp lai áp dụng với các cơ quan nhà nước hiện nay.
Cũng theo quy định tại điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 thì:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Văn phòng công chứng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình thì có quyền sao lưu, chứng thực hồ sơ tài liệu nên việc đóng dấu của văn phòng vào các bản sao y tài liệu thể hiện việc công chứng viên đã đọc và xác nhận bản sao y trùng với bản gốc mà đơn vị mình đã thẩm tra, tránh làm sai lệch kết quả hồ sơ trong quá trình thực hiện các giao dịch cần đến công chứng viên.
Chúng ta vừa tìm hiểu về dấu giáp lai. Mọi vấn đề vướng mắc , quý vị hãy liên hệ luật Blue để được hỗ trợ và sử dụng dịch vụ tốt nhất nhé!
